Igual que en años anteriores, el final de este 2018 marca un momento de emoción y estrés en el ámbito empresarial. Rendir cuentas, cumplir objetivos, premiar los resultados, y asegurarnos de dejar todo preparado para iniciar el siguiente ciclo. Se trata de acciones valiosas que permitan, si no ofrecer vacaciones a toda la plantilla, al menos dejar que terminen el ciclo con la conciencia tranquila.

Entonces, ¿cómo puedes defender la organización en tantos aspectos al mismo tiempo? Cuando el tiempo es limitado, sabemos que los trabajadores solo quieren disfrutar sus vacaciones, pero las responsabilidades en la oficina no dejan de apilarse. Por ese motivo, en este artículo trataremos algunos de los puntos clave a tener en cuenta para comunicar y preparar adecuadamente a los empleados durante el fin de año, cerrándolo como se debe y al mismo tiempo dejando todo preparado para comenzar el siguiente con el pie derecho.

Primero lo primero, la organización del trabajo

En el último trimestre del año muchas compañías (tal vez sea tu caso), están obligadas a multiplicar sus esfuerzos para cubrir la demanda de los clientes (sobre todo las pertenecientes a la industria de comida, bebidas y otras directamente involucradas con las fiestas), de modo que el estrés para los empleados está a la orden del día. A fin de contrarrestarlo, una empresa eficiente deberá ser capaz de establecer un plan de trabajo adecuado. Esto ayudará a aligerar la carga de todas las áreas, promoviendo la entrega de resultados, la mejora del clima laboral, entre otros beneficios.

Entonces será necesario poner en práctica los siguientes puntos, como reveló Carlos Holguín, director ejecutivo de Consultores Asociados Holguín Añoveros:

• Desarrollar una calendarización efectiva por área para todos los proyectos, estableciendo actividades a realizar y tiempos de entrega claros, generando certidumbre entre los trabajadores de los retos a enfrentar.
• Clasificar y agrupar tareas similares con el fin de ahorrar tiempo, lo cual permita reducir gradualmente las cargas de trabajo para cada empleado.
• Delegar, aplazar o abordar tareas en equipo según se requiera. Identificar adecuadamente las prioridades y qué personas tienen la mejor disponibilidad para completarlas será bastante efectivo.
• No reducir los periodos de descanso y convivencia para así mantener a raya el estrés laboral. Aun si pensamos que más horas son indispensables para llegar a las metas establecidas, hacerlo solo reducirá la productividad.

Estos consejos serán excelentes para que los transmitas a los diferentes Jefes de Área y puedan crearse “sutiles” campañas de concientización en las diferentes esferas de la organización, que además promuevan la retroalimentación constante del trabajo realizado. Por otro lado, también debes tener en cuenta un apartado bastante ligado: ¿qué parte de la plantilla laboral se irá de vacaciones y quiénes se quedarán de “guardia”? Dichas políticas varían por compañía, beneficiando normalmente a los colaboradores más veteranos, pero conviene mucho más organizarlo de acuerdo a las actividades y quiénes podrán ejecutarlas mejor. También será ideal ofrecer recompensas a los empleados escogidos para quedarse, como horarios flexibles o bonos, de modo que incluso exista quien se ofrezca por cuenta propia.

Lo segundo, preparar a la fuerza laboral

En este paso te enfrentarás a un reto bastante interesante, ya que el dinero y descanso no es suficiente para los trabajadores si al final del día no saben aprovecharlos como se debe. Impulsar que la empresa se preocupe por aconsejar a sus empleados para gastar y descansar mejor podría parecer un poco extraño, pero cuando pensamos en los efectos positivos que esto tendrá en la productividad al inicio del próximo ciclo, mandar un par de mensajes sobre ello no debería ser la gran cosa, ¿o sí?

En el tema monetario, el portal Pymempresario asegura que fomentar el ahorro entre los trabajadores tiene grandes ventajas ocultas, como evitar rotación de personal, fomentar la lealtad, etc. A continuación te damos algunos consejos para impulsarlo en tu organización este fin de año:

• Implementar talleres sobre la cultura del ahorro e inversión.
• Mediante campañas de comunicación ofrecer recomendaciones para la planeación de gastos.
• Crear alianzas con instituciones que puedan ofrecer este tipo de servicios al interior de la empresa.

En lo que respecta al descanso, toma en cuenta los siguientes consejos:

• Promover la desconexión de la oficina fuera del horario laboral, tanto como sea posible.
• Distribuir anuncios sencillos de salud sobre la importancia del sueño reparador.
• Impulsar la práctica de actividades como descansos informales para café.

Especialmente en México, debido la cultura, inseguridad laboral o salarios bajos en determinados rubros, no es ningún secreto que nuestro país es uno de los territorios que más horas laborales solicita a los trabajadores, como se muestra en la siguiente tabla:

Por lo tanto, no tengas miedo de impulsar grandes esfuerzos para desarrollar estrategias que equilibren las horas trabajo/descanso. Toma en cuenta las acciones de líderes tecnológicos como Google y Facebook, que han creado espacios dedicados al sosiego de sus trabajadores para que puedan tomar siestas cuando lo requieran, porque saben que con la productividad, las horas de descanso valen igual que las de trabajo.

Lo mejor para el final, la fiesta de fin de año

Sin importar el tamaño de tu organización, realizar un evento de fin de año para agradecer a los empleados siempre deberá ser una obligación. El departamento de Recursos Humanos, que usualmente se encarga de coordinarlo, no debe subestimar la expectativa de los empleados sobre la fiesta, pues todos esperan una noche en la que puedan celebrar junto a sus compañeros o familiares, los objetivos conseguidos durante varios meses de trabajo.

Teniendo tanta relevancia, es necesario que lleves a cabo ciertas prácticas para asegurar que tu evento corporativo cumpla sus metas y no signifique un dolor de cabeza para el equipo en lugar de un premio. La docente Gislaine Berger Hidalgo, de la Dirección y Producción de Eventos de la Universidad Pacífico, ofrece algunos consejos para conseguirlo:

• Invitar a toda la plantilla laboral cuando sea posible: Un evento de este estilo sirve para crear sentido de pertenencia con la compañía, por lo que no habría nada peor que sentirse excluido; sin embargo, dependiendo del tamaño de la empresa podría ser complicado, por lo que será necesario establecer eventos diferentes por área.
• Crear un evento digital: A las personas les encanta compartir sus experiencias en redes sociales, por lo que es importante ofrecer conectividad en el lugar donde se lleve a cabo la fiesta. Esto también puede aplicarse a los regalos, ya que algunas empresas están optando por entregar un paquete “digital” de cupones o descuentos a sus empleados, para que ellos elijan el regalo que más les guste.
• Engloba las festividades en una sola noche: Aunque durante estas fechas tengamos presente la Navidad y el Año Nuevo, así como algunas festividades adicionales dependiendo de la región, planear más de un evento sería contraproducente, ya que supondría un estrés mayor tanto para los organizadores como para los invitados.

No cabe duda de que el fin de año es una época de grandes dolores de cabeza corporativos, pero siguiendo los consejos que te presentamos conseguirás crear un periodo de mayor productividad y certidumbre para tus empleados, que les permita comenzar el próximo año como justo lo necesitas, ¡con toda la actitud!