Igual que un ser vivo, estar en constante movimiento y crecimiento es vital para la supervivencia de una empresa. Esto puede lograrse de diversas maneras, sea lanzando un nuevo producto al mercado, inaugurando una sucursal en otra región o aumentando su número de clientes. Y aunque parece que hablamos de cosas muy diferentes entre sí, todas dependen de un aspecto fundamental para cumplir con éxito su objetivo: la correcta administración del proyecto o Project Management, una disciplina que involucra todas aquellas tareas necesarias para cumplir un objetivo empresarial. “Imaginen que están organizando una fiesta” solía decirnos un profesor en la universidad, “ustedes esperan a ciertos invitados y piensan que el alcohol que compraron será suficiente para la velada, pero ¿qué pasa si llegan más personas de las previstas? ¿o si el amigo que traería los hielos queda atrapado en el tráfico? Tal vez el vecino de al lado no soporta el ruido y te olvidaste de llegar a un acuerdo con él. ¿Cómo sobrevivirá tu fiesta ante tantos problemas?” Ahora, si consideramos que el alcohol son tus recursos (tiempo, presupuesto, personal), y los invitados son tus objetivos empresariales, sabrás que estos últimos se marcharán de la fiesta rápidamente al ver que no supiste administrar lo que tanto necesitaban… el alcohol (los recursos). La Gestión de Proyectos se consolidó como una respuesta ante la dificultad de las empresas para blindar sus importantes proyectos ante los imprevistos, la torpeza humana, y al mismo tiempo maximizar sus resultados. Es una necesidad que continúa siendo tema de quebraderos de cabeza para ejecutivos de todo el mundo:

“…(El) Project Management Institute, (…) estima que para el 2027 habrá una demanda de aproximadamente 88 millones de gerentes de proyectos. La falta de anticipación para cubrir esta demanda podría resultar en pérdidas equivalentes a 208 mil millones de dólares…” Gerens, Escuela de Postgrado

Al igual que manejamos el ejemplo de la fiesta, dicha gestión puede aplicarse a cualquier operación dentro de la empresa, desde una reunión protocolaria de los socios, hasta una fusión de dos instituciones gigantescas (con la respectiva campaña de comunicación que necesita). Por lo tanto, cada vez más universidades ofrecen el Project Management como opción de maestría en sus ofertas educativas, e incluso los expertos han solicitado que introduzcan la materia al tronco común de todas las carreras. Entonces, conviene que te mostremos dos puntos básicos iniciales de esta maravillosa metodología para que puedas empezar a vislumbrarla en todos los proyectos que desees impulsar en el campo de los Recursos Humanos y la Comunicación:

¿El proyecto es viable?

Pregunta crucial antes de impulsar cualquier nueva actividad en la organización. La Escuela de Organización Industrial en España define esta fase como el paso inicial para determinar la proporción de problemas-beneficios que tal o cual proyecto traerá para la empresa. Lo cual incluye lo siguiente:

• Análisis previo del alcance (el total de recursos y trabajo que requerirá)
• Análisis de los riesgos
• Análisis de plazos, costo y expectativas

¿Cómo se realizará?

Cuando hemos decidido que tenemos los recursos necesarios para impulsar el proyecto y su éxito ayudará a los objetivos de la empresa, entonces podemos desarrollar el plan. En esta fase vamos a “seccionar” el proyecto en subfases o entregables que nos ayudarán a determinar su avance, así como lo siguiente:

• Definición del alcance final
• Definición de grupos de trabajo
• Negociación de contratos (si se requieren para proveedores o colaboradores independientes o si lo pide la Dirección)
• Calendarización y tareas que realizar

La gestión de proyectos es inherente a una empresa que innova y avanza adecuadamente, fortaleciendo su posición en el mercado con decisiones de negocio inteligentes, pero sobre todo bien ejecutadas. Y aunque en este artículo apenas estamos vislumbrando la punta del iceberg en todo lo que involucra el Project Management, proteger las operaciones con su metodología sin duda ayudará a tu departamento a lanzar proyectos sólidos e impactantes. Nos vemos en la segunda parte de este artículo.