Entre las nuevas crisis del siglo XXI en el ámbito laboral cada vez más profesionales se sienten obligados a asistir a sus oficinas a pesar de no estar en condiciones óptimas para cumplir con sus responsabilidades. Esto no es diferente de un trabajador que se ausenta por tiempos prolongados debido a una discapacidad o problemas personales, y puede ser incluso mucho más problemático:

“A diferencia del ausentismo, el presentismo no siempre es aparente. Sabes cuando alguien no se presenta a trabajar, pero a menudo no sabes cuándo —o qué tanto— una condición o enfermedad está afectando el desempeño de alguien”. Harvard Business Review

  De acuerdo con Jonathan García-Allen, director de comunicación de Psicología y Mente, el presentismo se da cuando los empleados asisten a sus puestos pero dedican las horas de oficina a otras actividades no propias de sus deberes, como navegar en sitios web o redes sociales, comprar en línea, contestar llamadas, limitarse a escuchar música, entre muchas otras. O por otro lado, sí realizan sus actividades, pero con pobre desempeño. Los problemas que esto detona son bastante predecibles. Observamos una marcada disminución en la productividad acompañada de dificultades severas para que los equipos de trabajo cumplan sus proyectos en tiempo y forma, con la calidad mínima esperada, lo cual se traduce junto al ausentismo en tremendas pérdidas monetarias para la industria, como vemos en la siguiente tabla, que para el 2030 pueden llegar hasta los 26 mil millones de euros tan solo en el Reino Unido:

El presentismo puede derivar en otras consecuencias negativas, particularmente la erosión del clima laboral debido a la baja motivación y la salud de los trabajadores, ya que también se favorece la transmisión de enfermedades. Esto puede suceder en todas las organizaciones, sea en menor o mayor medida, por lo que deberás determinar cómo es que el presentismo está afectando a tu empresa y en qué áreas. A continuación profundizaremos más en diferentes aspectos de este fenómeno para que puedas ponerte manos a la obra al momento de depurar en tu empresa aquellos conflictos que impiden sacar el máximo provecho de sus operaciones.  

Conociendo los factores del presentismo, ¿está afectando mi compañía?

Existen diversos aspectos que inciden en la capacidad de los colaboradores para concentrarse en su trabajo y evitar las distracciones innecesarias. Conocerlos te ayudará a tener una idea inicial del estado de tu organización, además, seguramente entre ellas reconocerás algunas deficiencias que ya tenías en la mira para proyectos de aumento en la productividad: Baja motivación: Puede que algún cambio radical en la organización (reestructuración, fusión, cambio de sede, despidos) haya afectado la moral de los empleados, reduciendo drásticamente su interés por apoyar las actividades de la compañía. Seguridad laboral: Dependiendo el giro, conseguir un nuevo trabajo acorde a las necesidades de un profesional no es tarea sencilla, por lo tanto para muchos es imprescindible conservar el puesto de trabajo, aun si lo encuentran agotador, poco inspirador o están pasando por un momento difícil en su vida diaria (problemas personales, enfermedades). Falta de retos, trabajo monótono o naturaleza del puesto: Cuando los deberes de un trabajador se vuelven demasiado rutinarios, esto suele reducir su desempeño con el paso del tiempo, a lo cual se suma la carencia de nuevos proyectos que lo motiven a salir de su zona de confort para desarrollar nuevas habilidades. Sobrecarga de trabajo y presión de los superiores: Cuando asignan demasiadas tareas a un colaborador eficaz, puede resultar contraproducente, ya que lo impulsa a reducir su desempeño de manera consciente para así reducir las expectativas en sus resultados y la carga de trabajo. Carencia de planes de salud y bienestar: Uno de los factores más peligrosos, ya que diversas dolencias como alergias, estrés excesivo y depresión pueden derivar en serias consecuencias. Sin embargo, quienes las sufren rara vez buscan diagnóstico y ayuda si no es ofrecida directamente por la empresa, razón por la que el problema persiste durante mucho tiempo.

Otros factores pueden ser los siguientes:

• Expectativas laborales confusas (los empleados no sabes qué resultados deben entregar y en qué plazos)
• Poco acercamiento o empatía nula de los jefes (dificultad para hablar de los problemas en el puesto de trabajo)
• Falta de habilidades (el trabajador no está realmente preparado para sus responsabilidades, derivando en la frustración)

 

Clasificando el presentismo

Está claro que el problema del presentismo no es generalizado, por lo que siempre podrás sentirte orgulloso de contar con trabajadores más que apasionados por sus responsabilidades que expriman al máximo cada proyecto, pero de la misma forma, tendrás otros que no solo se limiten a sentarse en la silla mirando hacia el infinito, sino que expresen su apatía en maneras perjudiciales para el ambiente laboral. Para esta clasificación nos serviremos del estudio realizado por la compañía Gallup de análisis y asesoría global. En el “State of the American Workplace” se divide a los empleados de tres maneras diferentes:  

• Comprometidos: Colaboradores apasionados, que promueven la innovación e impulsan a la compañía.

• No comprometidos: Los presentistas por excelencia, recorren la oficina en piloto automático como si estuvieran dormidos, sin poner interés o energía en sus actividades.

• Activamente no comprometidos: Son infelices en la oficina y no les preocupa demostrarlo, sus acciones son “corrosivas” para el trabajo de los colaboradores que sí están comprometidos.

Como mostramos en el gráfico de abajo, también dividido de manera generacional, el panorama no es alentador cuando vemos que el número de colaboradores presentistas compone casi la mitad de la fuerza laboral.  

Elaborando una campaña contra el presentismo, contramedidas

Siendo un fenómeno que se compone tanto de factores objetivos como subjetivos, puede ser complicado establecer una estrategia única que ataque el problema. Pero esto es más que posible, sobre todo si los departamentos de Comunicación y Recursos Humanos trabajan juntos para lanzar una campaña de comunicación que pueda despertar hasta a los colaboradores más “zombificados”, sobre todo con esfuerzos pequeños que también sean costo-efectivos. Después de analizar, a partir de los factores presentados antes, si tu empresa sufre fugas de productividad por el presentismo será momento de desarrollar una estrategia para solucionarlo. Los siguientes pasos te darán una idea de cómo conseguirlo:

1. Planea el grado de impacto en la organización: Dependiendo del alcance deseado de la campaña dentro de la empresa, tal vez sea necesario reunir a los gerentes para impulsar un esfuerzo conjunto de toda la cadena de autoridad. En algunos casos se requerirá que los jefes de área se acerquen directamente a los empleados (empatía, retroalimentación), por lo que conviene prepararlos de antemano.
2. Define la temática de la campaña: El enfoque puede ser variado, desde una campaña de motivación, aumento de la productividad, engagement interno o una de salud. Lo importante es crear un sentido de reflexión en la importancia que tiene el trabajo de cada uno de los empleados para la empresa, así como canales de comunicación verticales que inciten al diálogo con las figuras de autoridad.
3. Posiciona embajadores internos: Porque al menos una tercera parte de la plantilla estará conformada por colaboradores motivados, siempre es buena idea aprovechar su carisma y trabajo para motivar a los demás, mostrando los resultados que generan en sus actividades y los beneficios que obtienen de ello.
4. Establece medidores finales de rendimiento para los resultados: Los esfuerzos carecen de valor si al final de la campaña no se vislumbra un aumento de la productividad. Con factores como cumplimiento veloz de los proyectos, comentarios positivos de los clientes o mejora del ambiente laboral de acuerdo con los jefes de área, notarás con mayor facilidad qué mejorías has obtenido y en cuáles hace falta más esfuerzo.
5. Busca alternativas: Algunas acciones pueden ser demasiado subjetivas o específicas como para incluirse en una campaña, pero igual puedes probarlas. Por ejemplo, se puede ponderar un programa de flexibilidades de horario para empleados que deseen unirse a cursos académicos o similares que les ayuden a sentirse más realizados y con oportunidades dentro de la empresa.  Además, también se ha determinado que el espacio de trabajo juega un papel fundamental en la mentalidad de los trabajadores. Laborar en un lugar iluminado, con plantas y sillas más cómodos los ayudará a sentirse más relajados.

Preocuparse por convertir el lugar de trabajo en un ambiente amigable y satisfactorio para los empleados no siempre es tarea fácil, pero los beneficios que se obtienen con ello son enormes. Siendo el motor de todas las actividades, mantener su bienestar para mejorar la eficacia siempre debe estar entre tus prioridades. Ya los sabes, si los empleados están en su mejor estado físico y mental, así lo estará tu compañía. ¡Buena suerte!